Moonafic - Selama era pandemi ini, hampir segala hal menjadi serba online. Khususnya mahasiswa dalam proses pengumpulan tugas kelompok, revisi skripsi, revisi jurnal dan dokumen lain yang dikirim ke dosen melalui e-mail.
Kali ini saya akan membahas topik mengenai tata cara mengirimkan email ke dosen dengan baik dan benar
Mengapa hal ini penting?
Pertama, Anda harus memahami bahwa dosen adalah individu yang sibuk. Mereka memiliki banyak kegiatan, sehingga sangat mungkin jika e-mail Anda terabaikan.
Kedua, karakter tiap dosen pasti berbeda-beda. Akan sangat merepotkan jika dosen dengan karakter yang 'unik' membuat kesalahan kecil di e-mail Anda menjadi besar.
Manfaat yang Anda dapat setelah membaca dan menerapkan panduan ini:
- Menghindari kemungkinan e-mail yang tidak dibaca.
- Memastikan e-mail Anda akan direspon baik oleh dosen
- Mencegah insiden "tidak mengumpulkan" karena email yang dianggap spam / tidak jelas
Saya merangkum 7 tips etika pengiriman email ke dosen yang bisa Anda terapkan sekarang juga. Berikut adalah tips tersebut:
Contents
- Gunakan Akun Dengan Profil Yang Jelas
- Nama File Attachment Harus Deskriptif
- Mengirimkan E-mail di Jam Kerja / Produktif (08.00 - 15.00)
- Isi Subjek Email Dengan Singkat dan Jelas, Jangan Sampai Kosong!
- Nama File Attachment Tidak Jelas
- Sopan dan To The Point
- Baca Ulang dan Pastikan Tidak Ada Typo
- Follow Up
- Kesimpulan
#1. Gunakan Akun Dengan Profil Yang Jelas
Sekarang kita masuk ke tahap persiapan yang pertama, yaitu profil email.
Mungkin terdengar aneh, namun hal yang "wajar" ini seringkali tidak diperdulikan oleh pengirim email
Bayangkan posisi Anda sebagai dosen. Anda menerima email dari profil dengan identitas "Kuching Gwarong". Kemungkinan Anda membuka email dari akun tersebut adalah close-to-zero.
Maka dari itu, perhatikan hal berikut dalam pembuatan profil email:
- Foto profil close up sehingga wajah Anda terlihat jelas.
- Nama profil akun e-mail sesuai dengan nama asli.
Sebagai contoh, perhatikan gambar berikut:
#2. Nama File Attachment Harus Deskriptif
Apa itu file attachment? file attachment adalah file berupa dokumen Word, gambar atau jenis dokumen lain yang disisipkan kedalam isi email ketika Anda mengirimkannya ke penerima.
Mengapa nama file attachment harus jelas?
Dengan membuat nama file attachment yang jelas, Anda akan sangat membantu dosen Anda untuk menemukan serta meminimalisir kemungkinan file Anda hilang.
Contoh nama file attachment yang baik dan benar adalah sebagai berikut:
- [Revisi 7] Bab 3 - Skripsi Muhammad Nur Azzam (171020100067).docx
- [Robotika] Tugas Makalah Robot Berkaki 4 - Kelompok 7 - Kelas A1.pdf
Hindari penamaan file yang tidak deskriptif dan terkesan personal seperti:
- bab 3 skripsi fixxxxx.docx
- no revisi bismillah bab 4 final.docx
Selain karena tidak memberikan informasi yang jelas, kemungkinan file tersebut hilang ketika diunduh juga sangat besar
Jika terdapat format penamaan khusus, ikuti format tersebut.
#3. Mengirimkan E-mail di Jam Kerja / Produktif (08.00 - 15.00)
Sebelum Anda mengirimkan e-mail, ada baiknya kalian memperhatikan waktu pengirimannya.
Semisal Anda baru selesai mengerjakan tugas / revisi skripsi Anda saat tengah malam. Sebaiknya jangan kirim e-mail pada saat itu juga.
Selain dianggap tidak sopan, e-mail Anda bisa saja ikut tertimbun oleh e-email lain yang diterima oleh dosen Anda.
Kesimpulannya, kirim e-mail Anda ke dosen pada saat jam kerja.
#4. Isi Subjek Email Dengan Singkat dan Jelas, Jangan Sampai Kosong!
Sekarang kita masuk ke tahap pengiriman email.
Login ke akun Gmail Anda lalu tekan tombol 'compose'.
Lalu isikan subject email dengan benar.
Mengapa subject email penting diperhatikan?
Subject adalah hal yang pertama kali Anda lihat ketika membuka inbox e-mail.
Mengisi subjek secara random atau malah mengosongi subject ketika mengisi e-mail adalah kesalahan yang fatal.
Dua contoh subject buruk yang seringkali saya temukan adalah:
- Subject diisi dengan paragraf panjang
- Subject kosong
Kemudian, dari dua bentuk subject di atas. Hampir 90% masuk ke 'spam'. Apalagi e-mail yang berisi file attachment.
Untuk menghindari hal ini, perhatikan hal-hal berikut.
Contoh subject email ke dosen yang baik:
- Pengumpulan Revisi Bab 3 Skripsi Muhammad Azzam (171020100067)
- Pengumpulan Tugas Mata Kuliah Robotika Kelompok 7/A1
- Pertanyaan Terkait Mata Kuliah Investasi Saham
#5. Sopan dan To The Point
Memasuki tahap penulisan body e-mail. Perhatikan hal-hal berikut:
Awali dengan salam pembuka.
Salam pembuka wajib ditulis pada bagian awal body e-mail.
Contoh salam pembuka:
- Assalamu'alaikum Wr. Wb.
- Selamat Pagi, Prof. Budi
- Selamat siang, Ibu Desi
- Kepada Yth. Dr. Izza Anzari, ST., MT.
Perkenalkan diri
Setelah membuat salam pembuka, selanjutnya adalah perkenalkan diri Anda
Umumnya perkenalan Anda berisi:
- Nama
- Prodi/Kelas
- NIM
- Mata Kuliah yang diampu
Jika Anda mengirimkan email untuk bimbingan skripsi, Anda bisa mencoret bagian 'mata kuliah'
Jadi, mengapa harus memperkenalkan diri?
Pertama, selain sebagai bentuk kesopanan, mahasiswa dari dosen tersebut bukan hanya Anda seorang.
Kedua, untuk memudahkan dosen untuk mencari nama Anda dalam inbox e-mail jika beliau ingin menghubungi Anda atau ketika ingin mencari file yang Anda kirim. Mereka akan mengetikkan nama Anda pada kolom pencarian Gmail.
Perhatikan gambar berikut:
Body Email To The Point
Setelah memperkenalkan diri, langsung jelaskan maksud dan tujuan Anda mengirim email.
Jika ingin mengumpulkan tugas: "Bersamaan dengan email ini saya ingin mengumpulkan tugas mata kuliah untuk UAS (Robotika) mengenai (Robot Berkaki Empat)."
Jika ingin mengirimkan revisi skripsi, ada baiknya jika memberikan beberapa hal yang telah Anda perbaiki dari bimbingan sebelumnya. Tujuannya adalah untuk tidak mengulang revisi untuk hal yang sama.
Hasil Akhir
Contoh hasil akhir pengiriman email ke dosen yang baik dan benar:
#6. Baca Ulang dan Pastikan Tidak Ada Typo
Hal pertama yang harus Anda pastikan adalah penulisan nama dosen Anda.
Hindari typo pada penulisan nama ataupun gelar beliau. Kesalahan kecil ini bisa berakibat fatal karena bisa dianggap tidak sopan.
Untuk body email, Gmail memiliki fitur yang mampu untuk menyorot typo dalam kata pada body email. Manfaatkan fitur ini untuk memperbaiki semua salah ketik yang Anda buat.
#7. Lakukan Follow Up
Hal penting terakhir yang perlu Anda perhatikan adalah melakukan follow-up.
Biasanya, saya akan menghubungi dosen melalui WhatsApp untuk menginformasikan beliau bahwa saya telah mengirimkan email.
Kesimpulan
Sebagai ringkasan, etika pengiriman email tugas atau skripsi ke dosen adalah sebagai berikut:
- Gunakan Akun Dengan Profil Yang Jelas
- Nama file attachment Harus Deskriptif
- Mengirimkan E-mail di Jam Kerja / Produktif (08.00 - 15.00)
- Isi Subjek Email Dengan Singkat dan Jelas, Jangan Sampai Kosong!
- Sopan dan To The Point
- Baca Ulang dan Pastikan Tidak Ada Typo
- Lakukan Follow Up
Referensi
Emailing a professor: https://www.purdue.edu/advisors/students/professor.php
How to Email a Professor: https://academicpositions.com/career-advice/how-to-email-a-professor
Etika Komunikasi Mahasiswa dengan Dosen: https://fisip.unpar.ac.id/pedoman-etika-komunikasi-mahasiswa-dengan-dosen/